CO KAŻDA WSPÓLNOTA WIEDZIEĆ POWINNA?

Szanowni Państwo, tym artykułem Stowarzyszenia Spółdzielców i Wspólnot Mieszkaniowych pragniemy rozpocząć cykl dotyczący tego, jak zgodnie z obowiązującymi przepisami powinna funkcjonować wspólnota mieszkaniowa.
Przez 11 lat działalności, stale stykamy się z tymi problemami. Staramy się mieszkańcom wyjaśniać, doradzać w sprawach dotyczących wspólnot. Rzadziej spotykamy się z problemami dotyczących spółdzielni mieszkaniowych, o czym też będziemy pisać. Możemy stwierdzić, że przez ten okres, przy wspólnym zrozumieniu z zarządcami mamy dobrą sytuację związaną z zarządzaniem wspólnotami. Z rynku zniknęło kilku zarządców, których działalność budziła wątpliwości prawne, a jeden został skazany wyrokiem sądowym.
Obecnie kontaktują się z nami osoby z sąsiednich miast oraz kraju. Dużym wyróżnieniem dla nas jest udział w konsultacjach prowadzonych przez Departament Mieszkalnictwa Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii przy zmianach ustawowych. Do częstych problemów, z jakimi się spotykamy, należy niezrozumienie przez właścicieli lokali wspólnot mieszkaniowych, czym jest zarząd, kim jest zarządca i administrator. Dalej w obiegu i pojęciu funkcjonuje administracja, dawnym MZBM funkcjonujący STBS, spółdzielnia. Wiele osób dalej nie rozumie, że jest współwłaścicielem we wspólnocie i ma ważny wpływ na jej funkcjonowanie.
Z początkiem stycznia 1995 roku weszła w życie ustawa o własności lokali, która wprowadziła wspólnoty mieszkaniowe. Wspólnota powstaje, gdy w budynku są trzy lokale stanowiące własność. Pojawił się obowiązek wyłonienia organu uprawnionego do reprezentacji i bieżącego gospodarowania nieruchomością. Pojawiły się pojęcia zarząd własny, zarząd powierzony, administrator.
Czym różni się zarząd od zarządcy? Kiedy pojawia się administrator? Jakie obowiązki spoczywają na zarządcy, zarządzie i administratorze? Jakie łączą ich relacje?
Mieszkańcy wspólnoty potrzebują organu, który będzie ich reprezentował w kontaktach z firmami i instytucjami zewnętrznymi i trzymał rękę na pulsie. Mają do wyboru powołanie zarządu własnego, zarządu powierzonego powierzenie część obowiązków administratorowi.
Czym jest zarząd własny? Zarząd własny to jedna lub kilka osób wyłonionych w drodze głosowania w drodze uchwały wspólnoty z grona właścicieli mieszkań lub nienależąca do wspólnoty mieszkaniowej osoba np. członek rodziny właściciela lokalu. Wybierając osoby do zarządu własnego, warto przyjrzeć się bliżej ich planom dotyczącym przyszłości nieruchomości, pomysłom na zarządzanie, a także cechom osobowości. Dobrze, by były to osoby charyzmatyczne, kreatywne, zaangażowane i chętne do działania. Nie warto wybierać kogoś tylko po to, by zajmował „stanowisko”. Taki zarząd zajmuje się wszystkimi sprawami wspólnoty (wymienimy przy zarządzie powierzonym). Za swoja działalność może pobierać wynagrodzenie.
Zarząd powierzony – kim jest zarządca? Jeżeli wspólnota nie powoła zarządu własnego, to musi powierzyć zarządzanie nieruchomością osobie z zewnątrz, czyli tzw. zarządcy. Wówczas mówi się o zarządzie powierzonym. Zarządcą może być zarówno osoba fizyczna, jak i przedsiębiorca prowadzący działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami. Każdy zarządca nieruchomości do końca roku 2013 musiał posiadać licencję. Od stycznia 2014 r. razem z wejściem w życie zmian w ustawie zarządca nieruchomości nie musi posiadać licencji ani wykształcenia kierunkowego. Prawa i obowiązki stron określa umowa pisemna zawarta między wspólnotą mieszkaniową, w umowie notarialnej o ustanowieniu odrębnej własności lokalu. Może także na drodze uchwały protokołowanej przez notariusza. Obowiązkowo zarządca musi posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Decydując się na zarządcę powierzonego, nie ma zarządu własnego wspólnoty.
Zarząd własny lub zarządca zobowiązany jest m.in. do: realizowania bieżących spraw związanych z nieruchomością; podpisywania umów z firmami zewnętrznymi na dostawę mediów; organizacji i nadzoru nad prowadzonymi remontami; zwoływania zebrań i organizowania głosowań; informowania mieszkańców o przebiegu działalności; pilnowania porządku domowego; dbania o przeprowadzanie regularnych kontroli przez straż pożarną; utrzymywania nieruchomości w odpowiednim stanie technicznym; zorganizowania firmy sprzątającej i odśnieżającej teren wspólnoty.
Kiedy pojawia się administrator? Jeżeli zarząd własny wspólnoty – wspólnota nie chce samodzielnie wypełniać obowiązków związanych z zarządzaniem, może powierzyć tę rolę osobie bądź firmie – administratorowi, w oparciu o zapisy podpisanej umowy. W umowie muszą być szczegółowo określone zadania i obowiązki powierzone administratorowi. Wybierając administratora, należy pamiętać, że nie odpowiada on za zarządzanie nieruchomością, ale osoby wybrane przez mieszkańców do zarządu wspólnoty. W naszym mieście funkcjonują przeważnie administratorzy, nazywani przez mieszkańców błędnie zarządcami.
Jakie obowiązki spoczywają na administratorze nieruchomości? Określa je umowa. Do obowiązków administratora może być np. utrzymywanie porządku i czystości na terenie nieruchomości lub nadzór nad firmą sprzątającą nieruchomość; przeprowadzanie i nadzorowanie prac remontowych; zbieranie opłat na utrzymanie nieruchomości wspólnej; prowadzenie i aktualizacja dokumentów lokalowych; dyspozycyjność pracowników w nagłych sytuacjach po godzinach pracy oraz ustanowienie dyżuru administratora; opracowywanie wzorów uchwał, regulaminów, statutów oraz innych aktów prawnych wspólnoty; windykacja opłat należnych od właścicieli lokali w postępowaniu sądowym i komorniczym. Zarządcy i administratorzy oferują także obsługę bankowo-księgową, prowadzenie rozliczeń. Organizowanie przetargów na remonty, przeglądów budowlanych, gazowych, elektrycznych i kominiarskich, prowadzenie dokumentacji technicznej nieruchomości. Pojęcia zarządu, zarządcy i administratora często są ze sobą mylone, a przecież ich odpowiedzialność i obowiązki są różne. Dla efektywnego funkcjonowania wspólnoty mieszkaniowej istotne jest określenie relacji między nimi i doprecyzowanie powierzanych obowiązków.
Stowarzyszenie Spółdzielców i Wspólnot Mieszkaniowych (kontakt: tel. 603-716-020, e-mail: [email protected])
Literatura: „Doradca prawny w zarządzaniu nieruchomością, administrator i manager nieruchomością”