JAK POWINNO WYGLĄDAĆ ZEBRANIE WSPÓLNOTY MIESZKANIOWEJ

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej zawsze budzi wiele emocji wśród właścicieli lokali danej nieruchomości. Najczęściej traktowane jest jako strata czasu, ale należy podkreślić, że niesłusznie. Jest to bowiem podstawowa forma wpływu każdego członka wspólnoty na jej kształt, sposób zarządzania i przedsięwzięcia podejmowane w ramach wspólnej przestrzeni. Niestety praktyka w całym kraju pokazuje, że członkowie wspólnot lekceważą zebrania.
Widzimy smutny obraz, gdzie np. na 65 właścicieli lokali przychodzi kilka osób: 5 lub 8. Taki stan rzeczy rodzi potem nieporozumienia, konflikty, pomówienia zarządu i administratora. Przysparza dodatkowych problemów zbierania głosów przez zarząd, czyli chodzenia po mieszkaniach i zbierania głosów (zgodnie z ustawą czynność tą robi zarząd, a nie administrator). Na zebraniach zapadają ważne decyzje dot. opłat, planu remontowego, wyjaśniane są wątpliwości związane z rozliczeniami. Omawia się również problemy dot. zamieszkania na osiedlu oraz relacje między wspólnotą a gminą. Jak to mówią nieobecni, nie mają głosu, niestety w przypadku wspólnoty czasem tak nie jest. Jeśli brakuje głosów, trzeba iść do nieobecnych. Ile to razy po zebraniach z mierną ilością właścicieli słyszy się dyskusje pod blokiem, a to trzeba zrobić, a tego nie zrobiono, a dlaczego takie opłaty. Jak się nie jest na zebraniu, to potem się dyskutuje o wszystkim i o niczym. A na zebraniu można często rozwiązać wiele problemów spornych. To, jak powinno wyglądać zebranie wspólnoty mieszkaniowej, nie jest w pełni prawnie określone, dlatego uzupełnieniem przepisów z Ustawy o własności lokali (dotyczących np. legalności zebrań) są regulaminy lub statuty wspólnotowe – ale o tym w następnych artykułach.
Przygotowanie do zebrania wspólnoty mieszkaniowej
Przed odpowiedzią na pytanie, jak prowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej, należy się przede wszystkim odpowiednio do zebrania przygotować. Prawnym obowiązkiem (w przypadku tzw. dużych wspólnot), który spoczywa na zarządzie wspólnoty (lub upoważnionym do zarządzania zarządcy) jest zwołanie rocznego zebrania członków wspólnoty (zazwyczaj jest to jedyne spotkanie w roku). Zanim to nastąpi (nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku), to każdy członek wspólnoty musi otrzymać: pisemne zawiadomienie z określeniem daty, godziny i miejsca; projekty dokumentów, które zostaną na zebraniu przedłożone: sprawozdanie zarządu wspólnoty z prac za poprzedzający rok kalendarzowy (ze sprawozdaniem finansowym, rozliczeniem lokali); uchwała udzielająca absolutorium zarządowi za działania w roku poprzedzającym; roczny plan zarządzania nieruchomością w częściach wspólnych na rok bieżący (z określeniem planowanych kosztów zarządu); inne projekty uchwał (np. zgłoszone przez członków wspólnoty). Dostarczenie właścicielom lokali materiałów pozwala im skutecznie zapoznać się z przedmiotem zebrania, co powinno zapewnić jego szybki i rzeczowy przebieg.
Jak wygląda zebranie wspólnoty mieszkaniowej od strony formalnej?
Mimo braku konkretnych regulacji na temat jak prowadzić zebranie wspólnoty mieszkaniowej istnieje już bogata praktyka wypracowana przez zarządy lub administratorów i zarządców wspólnot. W związku z tym, ze względów formalnych zaleca się: powołanie składu prowadzącego (przewodniczący, protokolant, komisja skrutacyjna); odpowiednie zbieranie i przechowywanie dokumentów i protokołów; przygotowanie porządku zebrania wraz z zestawem planowanych do poruszenia tematów.
Zebranie wspólnoty mieszkaniowej w praktyce
W praktyce, która jest zbieżna dla wielu zarządów wspólnot (lub zarządców), przyjmuje się, że ze względu na dobro wspólnoty, zebranie przebiega wg poniższych kroków: przewodniczącym zostaje członek zarządu wspólnoty, lub wyznaczony przedstawiciel administratora, zarządcy; prezentowane są porządek oraz cel spotkania; przedstawiane jest sprawozdanie zarządu lub zarządcy za poprzedni rok; odczytywane są projekty uchwał (w kolejności zgodnej z porządkiem zebrania); udzielenie głosu wnioskodawcom i członkom wspólnoty z zapewnieniem pola do dyskusji na temat uchwał; przeprowadzenie głosowania (zgodnie z określonym sposobem, np. na miejscu, lub w przypadku braku minimalnej liczby członków, głosowania zdalnego, obiegowego); wysłuchanie wolnych wniosków z ewentualnym przeprowadzeniem dyskusji i głosowania; zamknięcie zebrania. Zasady głosowania nad uchwałami opiszemy w kolejnym artykule. Zebranie roczne jest obowiązkowe, jednak zarząd może zwołać zebranie w każdym terminie jeśli jest taka potrzeba. Zarząd, natomiast, musi zwołać zebranie w przypadku gdy właściciele posiadający minimum 10% udziałów złożą wniosek o zwołanie zebrania. Odmowa zwołania zebrania w takim przypadku jest złamaniem prawa. W dobie pandemii powszechną praktyką była organizacja zebrań wspólnoty mieszkaniowej w formule on-line lub listowne. Takie przedsięwzięcie wymaga odpowiedniego zaplecza technicznego oraz wiedzy wykwalifikowanych administratorów, zarządców.
To, jak wygląda zebranie wspólnoty mieszkaniowej, jest efektem dobrych praktyk zarządów wspólnot lub administratorów, zarządców. Przed zebraniem wspólnoty, poza zaznajomieniem się z dostarczonymi dokumentami, warto poznać standardy prowadzenia zebrań, by mieć pewność, że zebrania są legalne, odpowiednio przeprowadzane i przede wszystkim skuteczne dla zarządzania nieruchomością w części wspólnej.
Stowarzyszenie Spółdzielców i Wspólnot Mieszkaniowych (kontakt: tel. 603-716-020; e-mail: [email protected])